短期間でいろいろなフォーマットやアドバイスを出してもらった

どれくらいの個人情報を扱っていますか？

プレゼントキャンペーンの事務局を受託する場合など、Web経由でクイズなどをやるとすぐに1万件くらいは集まります。ハガキの場合は数百程度です。あとは社員情報などになります。

プライバシーマークの取得を考えられたきっかけは？

官公庁関係の仕事があったので、取引上必要性を感じていたのと、時代の流れというか、クライアントからの信頼感を得るために、2004年の夏くらいから準備を始めました。特に外部から取得を求められたわけではありません。当初は内部で委員会を立ち上げ、勉強会を行なったりしていましたが、構築は3名ほどの事務局が中心となりました。

構築する上でご苦労はありましたか

当社は広告代理店ですので、媒体関係やプロダクションの方など外部の様々な人が出入りして各現場まで入り込んでいたので、入退管理をどうするかは大変悩みました。会議室も少なかったですから。それで、物理的な対策として扉を設け、IDカードで入退管理を行なうようにしました。また、執務スペース外に打ち合わせコーナー6ヶ所と、会議室も確保して、今ではそこで打ち合せをしています。また、各部署での個人情報の洗い出しも結構時間がかかりました。

最初に構築したときに苦労したことはどこですか？また御社として特に工夫したところはありますか？

基本的なことを覚えてもらうのにとても時間がかかりました。当社の場合、個人情報を扱うセクションとまったく扱わないセクションがあるので、よけいにその差が激しいですね。一応教育は定期的にやっているんですが、習慣づけが大変です。個人情報の取り組みを始めて1年くらいたって、ようやく少しずつ現場から質問が来るようになりました。でもまだ個人情報を扱わない人たちは意識が薄いようですね。そういう面では、工夫というほどではないですが、2ヶ月に 1回、運用確認の一環として担当取締役にチェックシートを渡して、チェックしてもらっています。

規程やルールを作って、運用していく面ではどうでしたか？

個人情報保護法ができて、各省庁からガイドラインがでましたが、クライアントによって属する業界が違うので対応に温度差があり、当初はプライバシーマークの認知度も低かったので、契約書や委託のための書類を作ったりするのも大変でした。広告代理店の仕事は口頭で仕事が進むことも多いので、「なぜそんなことをしなければいけないのか？」と聞かれると、あまり強く求めづらいところがあり、理解してもらうのに苦労しました。

現地審査はいかがでしたか。

初回の審査は、スムーズにいって指摘の数も少なかったですか、結果の返事が来るのにかなり時間がかかったように記憶しています。更新の時は新JISに変わったこともあり、厳しかった印象があります。指摘も初回のときより多かったです。また、当時合併があって支社の数も増えたので、その部分も大変で、更新認定まで予定よりも時間がかかりました。

バルクのコンサルティングについてコメントがあれば聞かせてください。

ツールがいろいろ用意されていたので、それを効果的に使わせてもらいました。旧JISから新JISへ変わったときなど、短期間でいろいろなフォーマットやアドバイスを出してもらったので助かりました。

今後のプライバシーマーク維持、更新に向けて考えていることはありますか？

前回は新JISへの移行で苦労しましたが、この次は新から新での更新になるので、運用をきちんとしておくことが重要で、それがポイントだと思っています。

ありがとうございました。