「自主運用ができるサポートをします」とおっしゃってくれた

共同ネットワーク株式会社 様は、東京・大阪・名古屋をはじめとする主要都市において、ビル・マンション・店舗等の建築設備（給排水・衛生設備、空調・換気設備、電気設備、防災・防犯設備、その他）の総合保守管理及び24時間設備緊急対応（全国ネットワーク）を中心に展開されています。今年は仙台にも支店を開設される予定で、すでにISO14001も取得されているなど、マネジメントシステムの運用面でも継続的改善を実践されている会社様です。

Ｐマーク取得のきっかけは何でしたか？

　業務上、個人情報に触れる機会が多く、マンション各部屋（専有部）を訪問するという業務の性質上、個人情報保護に関しては社内でもしっかり取り組んできました。取引先として大手のマンション管理会社様が多く、委託先にあたる当社にも様々なアンケートや調査票の提出を求められてきました。
その中で、プライバシーマークの取得は、エンドユーザーである管理会社様や居住者様からの信頼を厚くするものであり、何よりも個人情報保護マネジメントシステムを構築できます。しかもISO取得でPDCAサイクルの運用は心得ていましたので、取得することを決めました。

業務上、取り扱っている個人情報で、どのようなことに留意していますか？

　複数の業務部門間で同じ個人情報を取り扱う上で社内のフロアー間の移動はもとより、点検や修繕工事の担当者が個人情報の入ったファイルを持ち出すことがありますので、移動時の注意事項は社内教育でも徹底しております。
また業者の方も本社に訪れることが多いので、セキュリティスペースの見直しも行いました。

申請にあたり、ご苦労された点は何ですか？

　当初は私たちだけである程度、文書化できると思っていましたが、実際に個人情報を洗い出していくと個人情報量の多さに、思っていた以上に時間がかかってしまいました。ISOのように各部門の責任者に明確な目的や目標を定めて主体的に動いてもらわないと、とても運用していくのが大変だと感じました。その意味では、現地審査を受けて、運用のコツが少しずつですが理解できました。

現地審査はいかがでしたか？

　思っていた以上に時間がかかりましたが、審査員の方はとても親切に対応していただきました。各部門長にヒアリングをする時間が予定より少なく、記録類のチェックに多くの時間を費やしていたので、ISOとは審査方法が違うと感じました。

バルクのコンサルタントはいかがでしたか？

　取得にあたり何社かコンサル会社の比較を行いました。その中でも営業の方が「自主運用ができるサポートをします」とおっしゃってくれたので、最終的に御社に決めました。
コンサルタントの方からの課題をスケジュール通りにできないこともありましたが、最後までしっかりとサポートしていただきました。

今後に向けて、一言お願いいたします。

昨年の名古屋支店開設に引き続き、今年は仙台にも支店を開設致します。取り扱う個人情報もリスクも増えます。また４月からは新入社員も入ってきますので、新たな運用ルールの策定や教育にも力を入れていきたいと思っています。
さらに新規事業の予定もありますし、来年からはマイナンバー対応も必要になります。今後もスパイラルアップ（継続的改善）をしていかなくてはなりませんので、引き続き御社にはお力を貸していただきたいと思っています。

ありがとうございました。