プロのコンサルタントにお願いしてよかったと思っています

コモンズ株式会社様は、1954年に総合広告業として設立され、およそ60年という長い社歴を有する企業です。現在市谷の自社ビルに50名の専門スタッフの方が勤務されております。豊富な経験と実績のある事業評価として、「朝日広告賞」「電通賞」また「カンヌ映画祭テレビ部門賞グランプリ」といった数々の受賞に輝いた経緯があり、ご提供するサービスや成果の実績は、多方面から高いご評価をいただいております。
ご紹介インタビューは、プライバシーマーク推進事務局の方に、ご協力いただき作成いたしました。

プライバシーマーク取得のきっかけは？

プライバシーマークの制度発足後から関心はありました。その後クライアント様とのお取引の中で、個人情報の安全かつ適切な管理の求めに応じ、取得の検討に入りました。比較的短期間のうちに取得する方針が決定し、プロジェクトがスタートすることになりました。申請までの期間もかなり短く、全社を挙げて推進しました。2005年に認定取得してからは、すでに4回更新審査を経験しており、現在では社内に制度が定着した感があります。

取得作業中にご苦労されたことは

個人情報の特定では、どのレベルまで洗い出しの対象とするか、各部門間で議論を重ね、その調整に時間を要しました。また、業務の性質から社員の入退者が比較的多いため、教育には注力しました。施錠管理も同様に重要視し、意識付けにはかなり力を入れました。
申請まで短期間であったことなど、取得にあたって社員の意識転換には全社的に取り組みました。

取得審査はいかがでしたか

取得時の審査はかなり厳格な視点で行われ、審査員の方たちで意見の相違などもあり緊張の中行われた印象が強く残っています。その後自社での運用を重ねていき経験も積んだことや、審査機関を現在の日本システム・ユーザー協会に変更したことなどにより、更新審査では比較的スムースに審査が進められました。指摘事項も軽微な内容ばかりで改善に手間取るようなこともほとんどありませんでした。

バルクのコンサルティングのご感想をお聞かせください

やはりプロのコンサルタントにお願いしてよかったと思っています。当初から自力取得は考えていませんでしたので、大変効率的に進んだと思います。支援ツールを提供いただいたので、リスク分析などの作業負荷が思いのほか少なく時間の有効利用ができました。結果として短期での取得が可能になったと思います。
当社を担当いただいた田村さんの対応は適切で、質問に対してもリアルタイムに対応していただきました。ご指導いただいたことがPMSの運用に直接役立ち、十分な成果があったと思っています。

今後の課題はありますか？

新規取引や新しいビジネスツールを使用する場合など、個人情報の取扱に対しての対処を解説しているマニュアルなどの資料があると大変助かると思います。PMSの運用面では制度や仕組みの簡略化と効率化を進め、教育や監査の充実を図っていきたいと思っています。

ありがとうございました。