法改正に伴う変更点や状況を丁寧に教えて頂いた点で信頼が出来ました

プライム市場上場企業のUTグループを親会社に持つ製造業への人材派遣サービス会社。
グループ内の第4次中期経営計画における「地域プラットフォーム戦略」推進のため、2021年4月に、7社を吸収合併し、UTコネクト株式会社が設立。
地域産業の持続的な発展に貢献し、「地域の社会的基盤となる」ことを目指し、地域に特化した人材派遣・アウトソーシング・人材紹介をお客様の様々な業種・規模に合わせて最適なソリューションをご提供しています。

ご相談のきっかけを教えてください。

2021年9月に合併することが決まり、関西エリアに特化して8拠点を事業展開していたUTコミュニティ株式会社が存続会社となり、7社合併により全国に44拠点を持つ企業となりました。これまでの事業規模であれば、自社で対応が出来ていたが、急遽、社員数約250名、派遣社員1万人の大規模になった時に、自社で対応できるのかに不安があったことと、2021年4月に個人情報保護法も改正されたこともあり、体制が整っていない中で、法令対応まで整備する必要があり、コンサルタントの支援をお願いしたいと思いました。

どのような個人情報の取扱いが有りますか。

社員の個人情報はもちろんのこと、派遣就業頂いている技術職員、仕事をお探しされる登録スタッフ様の個人情報があります。

合併・分社等に伴うプライバシーマークの継続審査に際し苦労された点はありましたか。

教育の実施が大変でした。プライバシーマークを持っていない会社が3社、従業員にすると大半を占めており、派遣就業されている技術職員が1万人と増えたため、「なぜ、やらなければいけないのか。」の説明と、社内で理解し、浸透させていくことが大変でした。

合併に伴う事務作業だけでも大変だったが、プライバシーマークの維持に向けた対応もあったため、消滅会社のPマーク契約解除、合併に伴う申請書類の対応なども大変でした。

審査機関の現地審査についての感想を教えてください。

多くのご指摘を頂くと想定していたが、思っていたよりも指摘は少なくて済み、対応策も一緒に考えて頂けました。

バルクのコンサルタントについてはいかがだったでしょうか。

対応・レスポンスが速かったです。プライバシーマーク以外の業務も携わっているので、必要な時に回答を頂けていたので、助かりました。

バルクを選んでいただいたポイントは。

対応が早かったことと、最初のプレゼンで任せられそうと思ったからです。納期が迫っている状況を理解して頂き、合併・消滅に伴う申請時の方法などを調べ、商談時にアドバイスして頂いた点と、法改正に伴う変更点や状況を丁寧に教えて頂いた点で、信頼が出来ました。

今後の課題は有りますか。

関西8拠点だった企業が、急激に全国44拠点の大規模な企業になったため、まだプライバシーマーク運用の体制が整っていないため、定期的な運用方法を整える必要があります。

拠点数が増えたため、内部監査の計画的な実行や、教育による個人情報保護の意識向上など、徐々に仕組みを作っていきたいと考えています。

ありがとうございました。